8 из 10 офисов изменятся в ближайшие два года: как к этому подготовиться

Несмотря на предсказания повсеместного перехода на удаленку и отказа от офисов, на практике российские компании готовы отправлять на удаленную работу не более трети сотрудников. Некоторая часть компаний не готова к удаленному формату в принципе — например, «Газпром», «Лукойл» и «Яндекс» переводят своих сотрудников обратно в офис.

При этом, как свидетельствуют результаты исследования Knight Frank, 59% компаний хорошо относятся к удаленке и верят в необходимость гибридного офиса. По этой причине они выбирают смешанный формат работы и планируют улучшать свои офисы, а не полностью отказываться от них.

При этом каждый четвертый арендатор хочет переехать в новый офис, а 47% опрошенных компаний намерены повышать качество офисных помещений, которые они занимают. 

Офисы будут меняться из-за новой модели гибридной работы, которая доказала свою эффективность. Пятидневная рабочая неделя переходит в формат 3/2: три дня сотрудник работает в офисе, два дня — на удаленке.

Офисы, как и прежде, нужны для встреч и общения с коллегами. Так, Google увеличивает количество офисного пространства в два раза, несмотря на параллельный рост числа сотрудников на удаленке. В компании считают, что у команд должна оставаться возможность собираться вместе и формировать рабочее сообщество.

При гибридном формате рабочие места в офисе часть времени пустуют, поэтому их можно разделить между несколькими сотрудниками. Это означает, что от 30 до 50% офисного пространства не используется — компаниям становится невыгодно переплачивать за аренду. Но сократить офисное помещение не так просто. 

Наиболее очевидный вариант — отказаться от части офиса. Например, оставить себе только один этаж из трех, которые снимались в аренду. Сложность в том, что большинство арендодателей не согласны менять условия договора и отказываться от дохода с части площади. При этом некоторые организации могут сдать офисные пространства в субаренду. Так же поступают компании, которые сдают часть офисных площадей операторам гибких офисов.

Если договориться с арендодателем не удалось, то компания переезжает в меньший по площади офис. Но стоит учесть нюансы: аренда помещения в shell & core (офисов под отделку) и самостоятельный ремонт пространства требуют времени и значительных финансовых вложений. Средняя стоимость работ составит 60–100 тыс. рублей за 1 кв. м. Перебраться в офис, который снимал другой бизнес, дешевле, но компания будет вынуждена заселяться в помещение, созданное под чужие потребности.

Во время пандемии коворкинги стали стремительно развиваться, причем не только в Москве, но и в регионах. По данным Cushman & Wakefield, рост гибких офисов в 2020 году составил 29%. В коворкинги переехали даже корпоративные гиганты: Ozon, «Тинькофф», МТС, Сбербанк и другие компании.

Недостаток гибких пространств заключается в отсутствии корпоративного брендинга — у большинства операторов строгие ограничения по части элементов фирменного стиля. Кроме того, приходится вкладываться в IT-инфраструктуру: как правило, коворкинги имеют предустановленные СКС-системы и сервисы, поэтому арендатору самому надо заботиться о своей информационной безопасности.

Чаще всего коворкинги становятся вынужденным решением, когда компании не готовы тратиться на строительство и отделку офиса.

Формат built-to-suit представляет собой оптимальную рассрочку: оператор строит офис под запросы конкретного заказчика за свой счет и подписывает с компанией договор долгосрочной аренды. В свою очередь арендатор избавляется от капитальных затрат, которые при переезде составили бы 100–200 млн рублей, и имеет возможность направить деньги на развитие бизнеса. Модель объединяет преимущества коворкинга и гибкого офиса: пространство создается под потребности клиента, который только платит аренду, а ответственность за ремонт и обслуживание берет на себя оператор.

Еще один вариант: вместо сокращения офисной площади сделать редизайн и оптимизировать пространство по той же модели built-to-suit. Скажем, если офис в основном используется для встреч и совещаний, стоит переоборудовать 80% его площади под переговорные комнаты и конференц-залы. Компании могут обратиться к операторам, чтобы организовать рабочее пространство под свои потребности и создать функциональный офис.

Учитывая тенденцию к смешанному формату работы, офисы сохранятся, но их функционал должен измениться. По опросу Knight Frank, почти половина компаний намерена добавить удобства и общие пространства для работы, а также улучшить инфраструктуру для своих сотрудников.

Компании будут оптимизировать офисные пространства и отказываться от части недвижимости. Сублизинг рабочих пространств уже набирает обороты по всему миру. Одновременно на рынок офисной недвижимости по-прежнему влияет ситуация с эпидемиологическими ограничениями: когда работодатели активнее выводят сотрудников в офис, сегмент аренды сразу растет.